業務効率が向上することで企業の生産性は上がり、コストの削減、そして品質の向上にもつながります。業務効率化に向けての施策にもいろいろありますが、業務のIT化は必要不可欠です。ここでは業務効率化にむけ、業務状況を明確にするために必要な指標に加え、具体的な活用方法や取り組み方をご紹介します。業務を効率化したいと考えているものの、何からはじめて良いか分からない方はぜひ参考にしてください。
業務効率化とは
業務効率化とは、仕事を進めるプロセスでの無駄を排除しながら、会社の生産性を高める取り組みのことを意味します。例えば、ITツールの導入なども作業効率化の一つです。しかし、実際には業務効率化を目指し業務を遂行していても、どの程度進捗しているか、成果が出ているか分からなくなってしまうのが現状です。そこで大切なのは、業務を可視化することです。共通認識が生まれ、全員が同じ方向を向いてプロジェクトを推進できます。
業務を可視化するためには、業務を数値化することが大切です。数値化するためには、指標を用いて管理する必要があります。
業務効率化を判断するための指標
業務効率化の進行状況を明確にするためには、二つの指標を用います。それが「重要目標達成指数（KGI）」と「重要業績評価指数（KPI）」です。以下で解説します。重要目標達成指標
重要目標達成指標とは、ビジネスの最終目標を定量的に評価するための指標で、KGI（ケージーアイ：Key Goal Indicator）と呼ばれます。売上額や利益額、利益率などに対して設定されることが多い指標です。漠然とした目標ではなく、達成できたか否かを客観的に判断できる具体的な数値の設定が必要です。例えば、「経営利益を上げる」ではなく「半期で経営利益を5,000万円上げる」など「いつまで」に「どれだけの数値を達成させるのか」がKGIの数値化です。業務効率化の場合、さらにそこから逆算すると「どの部署で、どの業務から効率化を進めるか」が整理でき、作業効率化の指標が見えてきます。
重要業績評価指標
重要業績評価指標とは、KPI（ケーピーアイ：Key Performance Indicator）と呼ばれ、目標の達成度を評価するための主要業績指標です。最終的な目標のKGIを達成するために、施策を最終目標から逆算して設定します。つまり、KGIが結果を見る指標で、KPIはプロセスを見る指標というイメージです。KPIもKGIと同様、具体的な数値をともなうもので、受注率や客単価など結果が明確にできる指標です。
KGIを達成するためのKPIは複数設定されます。それぞれのKPIをどのタイミングで達成していくべきなのか中間目標地点を設定し、KPIを元にPDCAサイクルをまわし、KGIの達成を導きます。
PDCAサイクルとは
PDCA（ピーディーシーエー）サイクルとは、Plan（計画）・Do（実行）・Check（測定・評価）・Action（対策・改善）のサイクルを繰り返し行うことで、継続的な業務の改善を促す技法のことです。検証型プロセスを循環させ、これら一連の管理システムであるマネジメントの品質を高めようという概念です。PDCAサイクルをベースとしたKPIへの取り組みは、「KPIマネジメント」といい、運用とマネジメントを適切に設定していきます。評価基準を統一しやすく、目標達成だけではなく、プロセスを評価されるので社員のモチベーション向上も期待できます。
業務効率化の指標のメリット
業務効率化を指標化することのメリットを「QCD」ベースに解説します。QCDとはQ：品質（Quality）、C：コスト（Cost）、D：納期（Delivery）の頭文字を合わせたものです。指標化されると、QDC各要素のバランスが保たれ、理想的な業務効率化を目指せます。
品質の向上が見込める
業務効率化が進むと、品質（Quality）向上が期待できます。コストの削減を可能にし、生産性の向上に努めても品質が低下したら意味がありません。品質の低下はエンドユーザーである顧客の満足度を下げてしまい、中長期的な顧客生涯価値の低下にともなう売り上げ減少に影響します。
業務効率化が進むと、プロジェクト管理の手間が省かれるため、品質向上へと充当できるようになります。
コスト削減が期待できる
業務効率化が進むと業務フローの改善ができ、コスト削減が期待できます。業務フローが改善すると、実は必要ない業務があることに気付きます。例えば資料作成による、資源の無駄や資料作成のための人件費です。電子システムを導入し、ペーパーレス化が進めば印刷費・作成業務・人的コスト、また場所を選ばない打合せが可能になるため交通費の削減にもつながります。
生産性向上が見込める
作業効率化のメリットは、生産性の向上による利益の最大化です。それに伴い、納期の短縮化も見込めます。ひとつの作業するために必要な人数が多いほど、人為的なミスが増え、作業効率が落ち生産性が低下します。そこで、単純作業をパソコンで自動化すれば生産性が向上するため、クライアント対応を手厚くできるメリットがあります。
例えば、膨大な情報収集やリストの作成など、特別なスキルが必要なくても時間がかかる作業は数多く存在します。作業が自動化できれば、人為的なミスが減り、業務パフォーマンスの向上につながるのです。パフォーマンスが向上することで、クライアントに対しても、余裕をもって丁寧に対応できるでしょう。
業務効率化のためにはIT化が不可欠
業務効率化を進めるためにはIT化が不可欠です。IT化とは、業務フローの一部または、全体をシステム化して人的作業を電子化する取り組みです。以下で詳しくみていきましょう。単純作業の自動化
上述した通り、作業に人が加わると人為的ミスや確認事項が増え、作業効率が落ちやすくなります。特にデータの打ち込みや集計など、定型作業と言われるものに割かれる時間は少なくありません。これらの業務を自動化して仕事の量が減らせれば、毎月数十時間、年間何百時間の労働力の削減につながります。具体的な方法としては、RPAツールやVBAの活用が挙げられます。RPAツールとは「Robotic Process Automation」の略称で、人間が手作業で行っているルーティン業務を、ロボットで自動化できるツールです。
VBAは「Visual Basic for Applications」の略で、MicrosoftがMS Officeの拡張機能として提供しているプログラミング言語です。VBAを活用すると、ExcelやWord、PowerPointなどを「自動化するツール」を作れます。
効率化ツールの導入
業務効率化を進めるために、さまざまなツールが活用されています。わざわざ席を立たなくても、社員とコミュニケーションがとれるチャットツールや、情報を一元管理するデータベースツールの導入することで効率化ができます。電子で文書管理されていれば、バラバラに保管されている文書を整理整頓し、必要なときに適した文書を迅速に探し出せます。また契約書や社内文書に電子文書を導入するのもその一つです。適切な管理することで、情報漏洩や契約書の期限切れ、改ざんや紛失のリスク回避にもつながります。
業務効率化の事例
業務効率化の一例として、会議室や座席の予約システムの活用が挙げられます。会議室の入退室操作や仮予約といった機能により、会議室の運用効率化、つまり会議室の稼働率向上を実現するシステムです。会議室の利用可視化が可能で、リアルタイムでの稼働状況の確認、カラ予約の減少、アクセスビリティの向上などが期待できます。そうすることで、ダブルブッキングの防止や予約やキャンセルの手続きの省略、また部署や事業所ごとの権限付与により、効率的な会議室の利用も可能です。
まとめ
業務効率化を可視化するためには、まずは指標を示すことからはじまります。「何を、いつまでに、どれだけ達成するのか」数値化することで、自然にやるべきことが見えてきます。その中で、無駄な労力やコスト削減には業務効率化ツールが最適。単純作業を自動化し、人為的なミスの減少にもつながります。RPAなど、この機会にぜひ業務効率化ツールの導入を検討しましょう。
